Tietosuojasi on meille tärkeää
Ilmatar ja sen konserniyhtiöt ovat sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tässä tietosuojalausunnossa kerromme, miten keräämme ja käytämme henkilötietoja Ilmattaren toimiessa tietojen rekisterinpitäjänä, ja mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä. Tätä tietosuojalausuntoa sovelletaan, kun olet kanssamme vuorovaikutuksessa.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan sinua tai muuta tunnistettavaa yksilöä koskevia tietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”GDPR”) mukaisesti.
Tätä tietosuojalausuntoa on muutettu 20.7.2023 johtuen siitä, että Ilmattaren liiketoiminta ei enää sisällä sähkönmyyntiä kuluttaja-asiakkaille.
Millä perusteella ja mitä tietoja käsittelemme ja keräämme?
Keräämme henkilötietoja rajoitetusti liittyen asiointiisi Ilmattaren kanssa, kun (i) toimit meille vuokranantajana, (ii) käytät whistleblowing-kanavaamme väärinkäytösten ilmoittamiseen, (iii) toimit yrityksen lukuun, jolle toimitamme sähköntuotantoon, sähkönmyyntiin ja muihin energiaan liittyviä tuotteitamme ja palveluitamme, (iv) toimit yrityksen lukuun, jolta ostamme toimintaamme liittyviä hyödykkeitä tai palveluita tai (v) haet meille töihin (”Asiointi”). Käsittelyperusteenamme henkilötiedoille on kaikissa näissä tapauksissa oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyssä kyseeseen voivat tulla seuraavat henkilötiedot:
- Rekisteröityjen perus- ja yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot;
- Whistleblowing-kanavan käytön yhteydessä meille antamasi tiedot ilmiantojen kohteena olevista henkilöistä ja prosessiin liittyvät toimenpiteet; omat tietosi voit antaa prosessissa valintasi mukaan myös anonyymisti;
- Vuokranantajien osalta kiinteistöjen yksilöintitiedot; ja
- Työnhaun osalta meille toimittamasi tiedot kuten koulutus- ja työhistoriatiedot, suosittelijoiden yhteystiedot, mahdollinen valokuvasi ja kiinnostuksesi kohteet.
Voimme kerätä henkilötietoja myös markkinoinnin yhteydessä suostumukseesi perustuen, kun esimerkiksi tilaat uutiskirjeemme, osallistut kyselyihimme tai tapahtumiimme. Voimme pyytää sinulta näissä yhteyksissä esimerkiksi nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, osoitettasi ja muita meille vapaamuotoisesti antamiasi tietoja.
Voimme myös toteuttaa sidosryhmille kohdistettua oikeutettuun etuun perustuvaa suoramarkkinointia, jossa henkilötietoina käsitellään mm. nimi- ja yhteystietoja, rooliin ja työsuhteeseen liittyviä tietoja ja IP-osoitteita
Edellä mainitun lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää seuraavista julkisista lähteistä ja palveluista: väestötietojärjestelmästä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Mikäli Asiointi sitä edellyttää, luottotiedot voidaan tarkistaa luottotietorekisteristä.
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Ilmatar voi käsitellä henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:
Sopimusten täytäntöönpano ja sitä edeltävät toimet: Voimme käsitellä henkilötietojasi, kun edustamasi yhtiö tekee sopimuksen kanssamme tai lähettää meille tarjouspyynnön tai toimit meille vuokranantajana tai toimimme työnantajan roolissa.
Toimintamme kehitys ja analytiikka: Käsittelemme henkilötietoja toiminnan kehittämistä, laadunvarmistusta ja liiketoiminnan tarpeita varten, myös analytiikkaa hyödyntäen. Tiedot de-identifioidaan siinä määrin, kuin sen on mahdollista Käytämme tietoja viimeisimmistä vierailuistasi verkkosivustollamme sekä siirtymisistäsi verkkosivustomme eri osiin analyysitarkoituksiin ja ymmärtääksemme, miten rekisteröidyt käyttävät verkkosivustoamme, jotta voimme tehdä siitä helppokäyttöisemmän ja paremman.
Lakisääteiset velvoitteet: Voimme käsitellä henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, joita meillä on esimerkiksi kirjanpito- ja verolakien sekä rahanpesu- ja lainsäädännön perusteella mukaan lukien velvollisuus tarjota kanava väärinkäytösten ilmoittamiseen (whistleblowing).
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät? Jakaako Ilmatar henkilötietoja?
Henkilötietojasi käsitellään rajoitetusti niiden Ilmattaren työntekijöiden toimesta, joiden työn kuvaan henkilötietoihin liittyvän pääasian hoitaminen kuuluu. Emme myy, vuokraa tai, alla mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta, muuten luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman erillistä ilmoitusta.
Tämän tietosuojalausunnon mukaisia tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ja siirtää Ilmattaren konserniyhtiöille tai rajoitetusti alihankkijoille, kun olemme solmineet heidän kanssaan asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
- Työnhakuun liittyviä henkilötietoja annamme ainoastaan käyttämillemme rekrytointikonsulteille.
- Whistleblowing-kanavan osalta henkilötietoja ei siirretä palveluntarjoajalle, vaan tällä on pääsy ainoastaan järjestelmän metatietoihin (aikaleimat, tilat).
Jos päätämme myydä, sulauttaa tai muulla tavoin järjestää uudelleen liiketoimintojamme, siihen voi sisältyä henkilötietojen luovuttaminen mahdollisille tai tosiasiallisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen.
Osa tietojemme ylläpitämisessä käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa Ilmatar huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Miten Ilmatar varmistaa tietojen laadun?
Ilmatar arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Ilmatar huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset henkilötiedot Ilmatar oikaisee tai hävittää viipymättä havaittuaan ne.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Miten kauan tietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja vain tässä tietosuojalausunnossa määritettyjen tarkoitusten täyttämisen ajan tai muutoin sinulle ilmoitetun ajan, ellei lainsäädäntö vaadi pidempää tietojen säilytysaikaa. Edellä mainittu koskee myös whistleblowing-kanavaan syötettyjä tietoja. Työhakemuksia säilytämme enintään kuusi (6) kuukautta niiden vastaanottamisesta lukien.
Miten Ilmatar käyttää evästeitä?
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä sivuston toimintamme parantamiseksi.
Tämän verkkosivuston artikkeleissa voi olla upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia ja artikkeleita). Artikkeleihin upotettu muiden verkkosivustojen sisältö toimii täsmälleen samoin kuin verkkosivustolla, josta sisältö on peräisin.
Upotettua sisältöä käyttäessäsi sinusta voidaan kerätä tietoja, verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja kolmannen osapuolen seurantatoimintoa.
Mitkä ovat oikeutesi?
Seuraavat oikeudet koskevat Ilmattaren käsittelemiä henkilötietojasi:
- Oikeus päästä tietoihin: sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja meillä on sinusta.
- Tietojen korjaaminen ja poistaminen: sinulla on oikeus pyytää epätarkkojen, virheellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojen poistamista tai päivittämistä.
- Suostumuksen peruminen ja käsittelyn rajoittaminen: sinulla on oikeus perua Ilmattarelle antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelystä. Sinulla on myös aina oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Tällaisissa tapauksissa saatamme silti jatkaa tietojesi käsittelyä perustuen oikeutettuun etuun.
- Tilausten peruminen ja henkilötietojen käsittelyn vastustaminen: sinulla on oikeus pyytää, että lopetamme henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin tai että poistamme henkilötietosi muilla perusteilla.
- Siirtää tietojasi toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli mahdollista.
- Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli koet, että oikeuksiasi on rikottu
Voit käyttää oikeuksiasi myös ottamalla meihin yhteyttä.
Kuka on tietojesi rekisterinpitäjä?
Tietojesi rekisterinpitäjä ja rekisteriasioiden yhteyshenkilö
llmatar Energy Oy
Unioninkatu 30
00100 Helsinki
Tietosuojalausunnon muutokset
Ilmatar voi muuttaa tätä tietosuojalausuntoa milloin tahansa ilman eri ilmoitusta. Jos tietosuojalausuntoa kuitenkin muutetaan olennaisesti ja epäsuotuisasti, Ilmatar ilmoittaa muutoksesta tämän tietosuojalausunnon alussa ja tämän verkkosivuston etusivulla 30 päivän ajan. Suosittelemme, että tarkistat tietosuojalausunnon aika ajoin muutosten varalta.